01 november 2018

Transitie naar IFRS 16 Leases: De eerste ervaringen uit het veld

Door Petra Brand RA en Twan van Limpt MSc RA (EY)

Met ingang van 1 januari 2019 is IFRS 16 effectief en moeten lessees vrijwel alle leasecontracten opnemen in de balans. Wat zijn de grootste uitdagingen bij de implementatie én interpretatie van IFRS 16? Welke factoren spelen hierbij een rol? Een ding is kristalhelder: vanwege de mogelijk significante effecten verdient deze standaard nadrukkelijk de aandacht van de c-suite.

De nieuwe standaard moet ervoor zorgen dat economisch vergelijkbare leasecontracten op dezelfde manier worden verwerkt. Voor lessees verdwijnt de verschillende behandeling van operationele en financiële leasecontracten. Rechten en verplichtingen uit operationele leasecontracten komen nu in de balans. In de Inform van oktober 2016 besteedden wij al aandacht aan de boekhoudkundige implicaties van deze nieuwe standaard. Nu: de eerste ervaringen uit het veld.

De algemene verwachting is dat de effecten van IFRS 16 significant zijn. De nieuwe standaard is meer dan alleen een exercitie door de afdeling externe verslaggeving (zie figuur 1). Dit vraagt om de opzet van een projectorganisatie en een gestructureerde aanpak. In dit artikel staan we stil bij de eerste ervaringen met en de grootste uitdagingen bij de overgang naar de nieuwe standaard.

Data capturing
De grootste praktische uitdaging van IFRS 16 is het verzamelen van informatie over en uit de leasecontracten (‘data capturing’). Een grote onderneming heeft al gauw duizenden leasecontracten. In de praktijk ontbreekt soms een contractenregister, en als er een register is, dan is dit niet altijd volledig. Leases met betrekking tot onroerend goed bevinden zich meestal wel in de facilitaire systemen, maar andere typen contracten zijn vaak niet (volledig) opgenomen in systemen. Denk bijvoorbeeld aan leasecontracten voor auto’s of kopieermachines. Het is dus een uitdaging om deze contracten te achterhalen en/of om informatie over en uit deze contracten bij te werken. Zeker in decentraal aangestuurde ondernemingen, en ondernemingen die veel acquisities hebben gedaan.

Ondernemingen moeten op dit moment trouwens al inzicht geven in de verplichtingen uit de lopende leasecontracten. Dat gebeurt in de toelichting op de niet uit de balans blijkende verplichtingen. Als die toelichting volledig en juist is, zou die een perfect uitgangspunt zijn voor het transitieproject. Maar wel op voorwaarde dat:

  • de onderliggende leasecontracten volledig zijn;
  • de informatie uit deze contracten juist en volledig is overgenomen en bijgehouden; en
  • er in het verleden op een goede manier is beoordeeld of er sprake is van een lease, ook in servicecontracten.

Uit de transitieprojecten blijkt inmiddels dat dit in de praktijk niet altijd het geval is. Dat kan betekenen dat de toelichting op de niet uit de balans blijkende leaseverplichtingen niet altijd juist en volledig is. We zien dan ook dat ondernemingen vaak de informatie over en uit de leasecontracten moeten verbeteren en aanvullen met gegevens die onder IFRS 16 relevant zijn.

Centrale versus decentrale aanpak
We zien dat transitieprojecten vaak centraal worden aangestuurd. Dit vanwege de verwachte significante effecten van de implementatie van IFRS 16 op de kritische prestatie-indicatoren (KPI’s), de wens om de verwachtingen van (interne en externe) belanghebbenden te managen, en als gevolg hiervan de betrokkenheid van de c-suite. Toch zitten er belangrijke decentrale aspecten aan het transitieproject. Ondernemingen beheren en administreren de informatie over leasecontracten vaak op het niveau van de werkmaatschappijen. Meestal komt pas in gesprekken met hen, bijvoorbeeld in de vorm van workshops, aan de orde welke contracten er allemaal zijn en of deze leases kunnen bevatten. Om deze workshops effectief te laten zijn, moet de werkmaatschappijen goed worden uitgelegd wat de nieuwe standaard inhoudt, en hoe deze verschilt van de oude standaard.

Volledig retrospectief of aangepast retrospectief?
Veel ondernemingen worstelen met de keuze voor de transitiemethode. Deze keuze bepaalt voor een belangrijk deel hoe het transitieproject eruitziet en wat de effecten op de cijfers zijn. Het is lastig te zeggen welke methode de beste is. Dat is afhankelijk van de specifieke feiten en omstandigheden van de leaseportefeuille, maar ook van de belangen en/of wensen van (interne en externe) belanghebbenden. In de praktijk blijkt dat ondernemingen een aantal factoren overwegen en bij de keuze een rol laten spelen.

KPI’s
Wij zien dat ondernemingen zich vooral laten leiden door de effecten op de KPI’s. Ze kijken met name naar de effecten op EBITDA en het nettoresultaat, het eigen vermogen en in mindere mate de schulden. Bij de beoordeling van de effecten op de KPI’s spelen de keuzes van sectorgenoten en het belang om de historische ontwikkeling van de KPI’s goed te kunnen duiden een grote rol. Aangezien veel ondernemingen werken met zogenaamde ‘frozen GAAPs’ in hun bankconvenanten, lijken de effecten op de schulden iets minder relevant. Toch is een aantal ondernemingen al in gesprek met financiers om de ratio’s in de convenanten aan te passen, zodat zij geen schaduwadministratie op basis van de oude standaard hoeven te voeren.

De volledig retrospectieve methode leidt tot een eenmalig effect dat goed is uit te leggen aan belanghebbenden. De keuze voor deze methode kan leiden tot een grote(re) daling van het eigen vermogen. Hier staan dan wel hogere nettoresultaten – als gevolg van lagere afschrijvingslasten op het gebruiksrecht – in de toekomst tegenover. Er zijn ook ondernemingen die hun eigen vermogen in stand willen houden. Bijvoorbeeld omdat ze uitkeerbare reserves willen behouden. Ze vermijden liever een groot effect op het eigen vermogen en kiezen voor de aangepaste retrospectieve methode, met de praktische vrijstelling om de gebruiksrechten gelijk te schakelen aan de leaseschulden. Er is dan geen effect op het eigen vermogen. Het kan echter een aantal jaren duren voordat de effecten van de aangepaste retrospectieve methode zijn uitgewerkt en het normale gelijkmatige patroon van het verantwoorden van een leaseportefeuille onder IFRS 16 zichtbaar is.

Tijd en middelen
De tijd en middelen die de onderneming heeft, kunnen een rol spelen. De volledig retrospectieve methode vergt meer werk en de onderneming moet verder terug in de tijd. De aangepaste retrospectieve methode neemt minder tijd in beslag. Daarnaast kan worden gekozen voor een aantal praktische vrijstellingen.

Impactanalyse
Het is daarom belangrijk een impactanalyse te doen. Hiervoor moet de onderneming een selectie van representatieve leasecontracten kiezen. Vervolgens kan dan per leasecontract worden nagegaan hoe het contract onder de respectievelijke transitiemethoden en praktische vrijstellingen uitwerkt. Zo ontstaat een duidelijk beeld van de invloed van de verschillende methodes en vrijstellingen op de belangrijkste KPI’s, weliswaar voor die specifieke set van representatieve contracten.

Belanghebbenden
Het doel van IFRS 16 is het streven naar transparante verslaggeving en naar gelijke behandeling van activa, of die nu gehuurd of gekocht zijn. Door de transitiemethoden en de praktische vrijstellingen kan die transparantie richting belanghebbenden onder druk komen te staan. Belanghebbenden kunnen financiers zijn, zoals hiervoor al genoemd, maar ook: rating agencies, aandeelhouders, analisten, leveranciers, klanten en de Belastingdienst. Hoe gaan zij kijken naar de aangepaste cijfers?

Het is daarom essentieel dat hun belangen expliciet worden meegewogen bij de evaluatie van de uitkomsten van de impactanalyse. Ook is het belangrijk om de belangen van de onderneming ten opzichte van zijn belanghebbenden mee laten te wegen. Zou een retailer met kleine marges de volledig retrospectieve transitiemethode toepassen en zouden hierdoor zijn marges in de jaarrekening groter worden, dan kunnen leveranciers veronderstellen dat er meer onderhandelingsruimte is ontstaan. In de praktijk zien we dat ondernemingen dit soort mogelijke reacties van belanghebbenden meewegen.

Belastingdienst
De Belastingdienst in Nederland heeft nog niet besloten of IFRS 16 wordt geaccepteerd in de fiscale aangifte. Het kan heel goed zijn dat de implementatie gaat leiden tot meer verschillen tussen de fiscale aangifte en de jaarrekening. In de praktijk wordt daarom voorlopig met de aanname gewerkt dat de Belastingdienst IFRS 16 niet zal accepteren. Buitenlandse belastingdiensten hebben hierover verschillende posities ingenomen.

IT-systemen
IT-systemen zijn nodig om de informatie over en uit leasecontracten te verzamelen en vast te leggen (‘data capturing’), te bewerken en allerlei berekeningen te maken (‘calculation engine’). Ondernemingen moeten keuzes maken: schaf je een separaat leasesysteem aan? Of ga je voor een aanpassing of uitbreiding van de huidige systemen? Er is inmiddels een heel palet aan aanbieders en systemen. Niche-aanbieders bieden gespecialiseerde leasesystemen aan. Daarnaast zijn uitbreidingen (‘add-ons’) mogelijk van de facilitaire of ERP-systemen die al in gebruik zijn. Uiteindelijk moeten de leasesystemen worden verbonden met andere systemen, zoals de financiële administratie en managementrapportages. De overwegingen die bij het inrichten van die systemen een rol spelen, zijn ook belangrijk bij de keuze voor de leasesystemen.

Oud en nieuw naast elkaar?
Er zijn ondernemingen die overwegen om hun administratie en managementrapportages te blijven voeren op basis van de oude standaard. Zij willen de werkmaatschappijen niet belasten met centrale boekhoudkundige ‘exercities’. Andere redenen zijn bijvoorbeeld: de rapportage aan financiers op basis van de ‘frozen’ GAAP en aan de Belastingdienst, mocht die IFRS 16 niet accepteren. Wat de reden ook is – en hoe praktisch het ook mag lijken om de effecten van IFRS 16 centraal te berekenen als een toevoeging op de oude standaard – het leidt tot veel administratieve hordes. De werkmaatschappijen sturen de activiteiten, en rapporteren hierover, op basis van de oude standaard. De onderneming moet zijn externe verslaggeving doen op basis van IFRS 16, maar moet in zijn segmentinformatie en bestuursverslag rapporteren op basis van de oude standaard en verduidelijken dat zij intern daarop stuurt. Belanghebbenden verwachten informatie op basis van IFRS 16 en beoordelen de financiële positie en prestaties van de onderneming daarop. Door mogelijke herschattingen en modificaties van contracten worden de verschillen steeds talrijker naarmate de tijd verstrijkt. Dit wordt naar onze mening op niet al te lange termijn onwerkbaar. Daarnaast bouwen de werkmaatschappijen geen kennis over IFRS 16 op.

Disconteringsvoet
Het vaststellen van de te gebruiken disconteringsvoet is een complex fenomeen. Deze disconteringsvoet moet zijn gebaseerd op een financiering van een actief met een soortgelijke waarde als het gebruiksrecht, met een vergelijkbaar onderpand in een vergelijkbare economische omgeving. De gemiddelde vermogenskostenvoet (WACC) kan dus niet worden gebruikt. Veel ondernemingen bouwen een risicovrije rentevoet via risicotoeslagen op naar de disconteringsvoet. Deze opbouw geschiedt in het algemeen langs drie dimensies:

  • Het geografische gebied waarin de werkmaatschappij die het leasecontract aangaat actief is.
  • De soorten activa in het contract.
  • De looptijden van de contract.

Ondernemingen ontwikkelen hiervoor een model waarin deze complexe calculatie wordt vastgelegd.

Het is zaak dit model na eerste vastlegging te blijven onderhouden. Sommige ondernemingen hebben de benodigde kennis om de disconteringsvoet vast te stellen zelf in huis, bijvoorbeeld bij hun treasury-afdeling. Ondernemingen zonder treasury-afdeling kunnen experts inhuren voor het bouwen en onderhouden van het model. We zien dat sommige ondernemingen voorstellen om één disconteringsvoet vast te stellen voor alle leasecontracten. Het is zeer de vraag of dit houdbaar is voor een leaseportefeuille die verschillende soorten activa met kortere en langere leasetermijnen in verschillende landen bevat.

Leaseperiode
Ook het vaststellen van de leaseperiode is een uitdaging in het geval van verlengingsopties. Ondernemingen proberen bij het schatten van de leaseperiode zowel recht te doen aan de economische situatie als de activiteiten en plannen van de onderneming, maar laten zich ook hier deels leiden door de effecten op de KPI’s.

Vrijstellingen
IFRS 16 biedt vrijstellingen voor kortdurende leasecontracten en leasecontracten voor activa met een geringe waarde. We zien in de praktijk dat deze vrijstellingen bijna altijd worden toegepast.

Ondernemingen laten zich hierbij leiden door de enorme hoeveelheid extra transitiewerk en administratieve lasten als deze vrijstellingen niet zouden worden toegepast. Daarnaast biedt IFRS 16 de mogelijkheid om de niet-lease-componenten in het contract niet te scheiden van de leasecomponenten. Ondernemingen laten zich bij de beslissing om deze vrijstelling al dan niet toe te passen vooral leiden door de effecten op de KPI’s en de administratieve lasten.

Eerste keuzes gemaakt, en nu?
Bij enkele ondernemingen is inmiddels de informatie over en uit de leasecontracten verzameld, zijn de (eerste) keuzes gemaakt, en is de implementatie van de software in volle gang. Het is zaak nu te starten met het doorrekenen van het businessplan voor de komende drie tot vijf jaar om na te gaan wat de gevolgen zijn van de verwachte effecten van IFRS 16.

Naast het waarborgen van consistentie in de toepassing van IFRS 16 – via vastleggingen in verslaggevingsmemo’s en accounting manuals, en trainingen van personeel – is transparante communicatie met belanghebbenden essentieel. Ondernemingen moeten voor, tijdens en na de transitie goed blijven uitleggen welke transitiemethode en praktische vrijstellingen ze hebben toegepast, maar ook: hoe en waarom de cijfers zijn veranderd, en hoe belanghebbenden die moeten zien ten opzichte van het verleden en sectorgenoten.

Daarnaast moeten ondernemingen de blik richten op de toelichtingen in de (halfjaar)rekening. Dit betreffen toelichtingen op de effecten van de eerste toepassing van IFRS 16, maar ook de reguliere toelichtingen op leasecontracten.

Petra Brand. Financial Accounting & Advisory Services, EY

Twan van Limpt, Professional Practice Group, EY

Zoek een RC