04 februari 2019

De relevantie van inkoop voor control

Door: Gerco Rietveld, auteur en strateeg op het gebied van inkoop en docent van de masterclass Inkoop & Control van de VRC Finance Academy.

Via business control richten financials zich in toenemende mate op het bestuurbaar maken van waardecreatie. Inkoop wordt daarbij vaak over het hoofd gezien. Ten onrechte, want 50-80% van de inkomsten van organisaties vloeien door naar hun leveranciers. Bij bedrijven zorgen de leveranciers dan ook doorgaans voor het leeuwendeel van de waardecreatie van de keten waar uw organisatie deel van uitmaakt. Bij publieke organisaties, die zich tegenwoordig vooral een regierol aanmeten, zijn het de leveranciers die grote delen van het beleid uitvoeren.

Begrip van en samenwerken met inkoop helpt de RC dan ook om (meer) grip te krijgen op waardecreatie, financiële prestaties en risicomanagement. Hoe er wordt ingekocht en hoe de contracten en leveranciers worden gemanaged bepaalt in hoge mate hoe de eigen organisatie presteert.

Een extra dimensie is dat in een deel van de organisaties inkoop rapporteert aan financiën. Dat levert de additionele vraag op hoe de RC leiding en sturing geeft aan de inkoopafdeling.

Het beantwoorden van deze hoe-vragen hangt sterk af van de inkoopvolwassenheid van de eigen organisatie. De inkoopwetenschap hanteert hiervoor een 6-fasen model. In de praktijk komen we nog steeds organisaties tegen, waarbij inkoop niet verder is ontwikkeld dan fase 1: een afdeling die de orders plaatst ‘zodat de fabriek kan draaien’. Maar een organisatie als bv ASML zit qua inkoopvolwassenheid in fase 6: een volledige oriëntatie op de waardeketen.

Binnen de context van dit artikel werken we dit 6-fasen model niet volledig uit, maar geven we aan dat er een fundamenteel verschil zit tussen fasen 1-3 en fasen 4-6. Goed beschouwd zijn dit twee verschillende inkoopscholen. De klassieke inkoopschool (fasen 1-3) richt zich op het van externe bronnen betrekken van de benodigde goederen en diensten tegen acceptabele condities. Voor een goed begrip is het relevant te onderkennen dat minstens 9 van de 10 inkoopafdelingen tot de klassieke school behoren. Laat u daarbij niet misleiden door het vaak indrukwekkende vakjargon. Inkoop is in deze organisaties in wezen een ondersteunende functie die gericht is op het realiseren van zoveel mogelijk inkoopbesparingen. Kenmerkend is dat dergelijke inkoopafdelingen functionele inkoopdoelen nastreven, zoals besparingen, reductie van het aantal leveranciers, invoeren van contractmanagement en dergelijke.

In zichzelf is de klassieke school wel degelijk waardevol. Als een organisatie de schoonmaak (willekeurig voorbeeld) nog nooit heeft aanbesteed, dan valt er veel geld te besparen door dat wel te doen. Het punt is echter dat als je dat drie of vier keer achter elkaar gedaan hebt, dat dit ‘trucje’ dan wel uitgewerkt raakt. Wanneer inkoop via concurrentiestelling druk op de prijzen blijft zetten, dan mondt dat uiteindelijk uit in non-kwaliteit, slechtere dienstverlening en hogere kosten.

Vandaar dat 10-15 jaar geleden de business-gedreven inkoopschool tot bloei kwam. Deze inkoopprofessionals richten zich in toenemende mate op waardecreatie vanuit een ketenperspectief. Hun definitie van inkoop is: Ervoor zorgdragen dat leveranciers optimaal bijdragen aan de realisatie van de strategische doelen en klantwaarden van de organisatie. Inkoop in fasen 4-6 laat richt zich niet op functionele inkoopdoelen, maar laat zich leiden door businessdoelen. Inkoop groeit dan uit tot een volwaardige businessfunctie met impact op het strategische niveau.

De potentiële relatie tussen control en inkoop omvat tal van vraagstukken als:

  • Wat is de mogelijke impact van leveranciers op onze financiële KPI’s, werkkapitaal, fixed assets, e.d.?
  • Hoe kunnen we de bijdrage van leveranciers aan onze business KPI’s monitoren en vergroten?
  • Welke toeleveringsrisico’s kunnen we onderscheiden en hoe kunnen we die beheersbaar maken?
  • Wat levert het op als we de inkoopvolwassenheid vergroten en hoe pakken we dat aan?
  • Hoe geef ik leiding aan de inkoopafdeling (indien ressorterend onder financiën)?

Wilt u meer weten van inkoop en de kansen voor control op dit gebied, dan verwijzen we graag naar de masterclass Inkoop & Control van de VRC Finance Academy.

Zoek een RC