04 juni 2019

Het Controleorgaan Permanente Educatie (COPE) controleert namens het Bestuur de PE-registratie

Over het COPE
COPE controleert jaarlijks namens het Bestuur of de door de RC geregistreerde PE activiteiten kunnen worden gestaafd met behulp van bewijsmiddelen en of de RC naar redelijkheid mocht menen dat deze activiteiten van een voldoende niveau zijn.

Het belang en doel van COPE
Het Bestuur vindt het belangrijk via de Commissie Handhaving en Ethiek (Cie. H&E) werkgroep ‘COPE’ een vinger aan de pols te houden met betrekking tot de wijze waarop de RC invulling geeft aan de eigen verantwoordelijkheid aangaande de PE-verplichting. Tevens geeft het Bestuur op deze wijze een signaal af van het belang dat aan PE wordt gehecht. Dit signaal kan de kwaliteit en de waarde van het RC dienstmerk alleen maar ten goede komen.

De PE-controle door COPE dient twee doelen:

  1. Een inventarisatie van de invulling die de leden-RC geven aan de PE-Regeling.
  2. Een controle of de geregistreerde PE-activiteiten ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd en of de toegekende PE-punten in een redelijke verhouding staan tot de bestede tijd.

Werkwijze
Het COPE heeft haar controle vorm gegeven door van een aantal aselect gekozen PE-plichtige Registercontrollers het PE-dossier door te nemen. Hierbij is gekeken naar het jaar 2017. Over de met betrekking tot dit jaar geregistreerde PE-activiteiten zijn bewijsstukken opgevraagd. Bij de bepaling van de op te vragen bewijsstukken is aansluiting gezocht bij Permanente Educatie Questions & Answers (PE Q&A), die voor alle toegestane PE-activiteiten aangeven welke bewijsmiddelen dienen te worden bewaard.
Naast het opvragen van bewijsmiddelen zijn aan de geselecteerde registercontrollers ook een aantal vragen voorgelegd. In 2018 hadden deze vragen betrekking op de PE-activiteit “training on the job”.

Resultaten
Net als verleden jaar was dit jaar slechts één rapellering noodzakelijk en hebben uiteindelijk alle 10 de aangeschreven Registercontrollers gereageerd. Hierbij werden niet alleen de gevraagde bewijsmiddelen geleverd maar werd ook, vaak uitgebreid, ingegaan op de gestelde enquêtevragen.

PE-activiteiten over 2017 en de aangeleverde bewijsmiddelen
Alle aangeschreven Registercontrollers hebben bewijsstukken aangeleverd. Dit is een verbetering ten opzichte van vorig jaar. Bewijsstukken die waren blijven hangen in de mailbox bij de vorige werkgever is COPE, in tegenstelling tot voorgaande jaren, niet tegengekomen. Ook de motivering van ondernomen zelfstudie activiteiten was van een hoger niveau.

Dat alle aangeschreven Registercontrollers bewijsstukken hebben aangeleverd, wil nog niet zeggen dat in alle gevallen de bewijsstukken zijn aangeleverd waarom gevraagd is. Dit deed zich met name voor bij externe cursussen. Volgens de PE Q&A dienen hiervoor deelnamebewijzen, getuigschriften of diploma’s te worden overlegd. Van de 18 keer dat hierom gevraagd werd, is in 11 gevallen (61%) het betreffende bewijsstuk ook aangeleverd. In de overige gevallen werd veelal volstaan met het toesturen van uitnodigingen of sheetpresentaties.  In overleg met het bestuur zal het COPE voortaan stringenter controleren of het aangeleverde bewijsmiddel overeenkomt met het gevraagde bewijsmiddel.

Verplichte PE-activiteit professionele ethiek
2017 was het eerste jaar waarin de 3 professionele ethiekpunten verplicht waren gesteld. Geen van de aangeschreven Registercontrollers had echter PE-activiteiten op dit gebied ondernomen. Volgens de PE-Regeling maken deze 3 punten onderdeel uit van de 40 PE punten/uren per jaar (artikel 5).  Het COPE interpreteert dit zo dat de carry back en carry forward regeling zoals verwoord in artikel 3 pro rata ook op deze 3 ethiekpunten van toepassing is. Dit betekent dat er met betrekking tot de ethiekpunten een achterstand van maximaal 3 punten mag worden opgebouwd. Zo bezien overschreed geen van de aangeschreven controllers de PE-Regeling.

De VRC heeft in 2019 aanvullende nieuwsberichten gestuurd aan de leden gestuurd aan de leden om extra aandacht te geven aan de verplichte PE-activiteit ‘Professionele Ethiek’ van gemiddeld 3 punten/uren per jaar. De VRC zal blijvend aandacht besteden aan de 3 verplichte ethiekpunten. De VRC Finance Academy biedt ook diverse interessante PE-activiteiten aan op dit gebied.

Training on the job
Dit jaar was ‘training on the job’ onderwerp van de jaarlijkse enquête.  Naar aanleiding van eerder COPE onderzoek was reeds aan Permanente Educatie Questions & Answers (PE Q&A) toegevoegd dat regulier werk, daaronder begrepen inwerken, niet onder ‘training on the job’ viel. Deze uitbreiding van de PE Q&A kan op steun van de meerderheid van de respondenten rekenen. Ook bleken de respondenten zich te herkennen in het beeld dat ‘training on the job’ gepaard moet gaan met een onmiddellijk leerrendement en in de regel een collectieve activiteit is. Deze twee elementen maken vanaf het begin deel uit van de PE Q&A.

Nieuw was de koppeling van training on the job met theoretische verdieping (en daardoor een aanvullende PE-activiteit als een cursus of zelfstudie). Deze koppeling vond bij de meerderheid van de respondenten gehoor. ‘Training on the job’ mag niet verworden tot het leren van een trucje. In de PE Q&A is daarom een zin toegevoegd aan de definitie van ‘training on the job’:

'Training on the job' is het gericht opdoen van nieuwe kennis en ervaring op de werkplek. De directe koppeling met de praktijk bevordert een hoog leerrendement voor de praktiserende RC. Hierbij valt te denken aan interne begeleiding en kennisuitwisseling met collega's. Door de combinatie met andere toegestane PE-activiteiten kan ‘training on the job’ theoretisch worden ingebed. Regulier werk is geen training on the job; ‘inwerken’ evenmin, omdat het daarbij gaat om reguliere activiteiten binnen de functie in kwestie.”

Kort gezegd betekent dit dat het COPE vanaf 2019 zal nagaan in hoeverre ‘training on the job’ PE-activiteiten verbonden zijn met andere (theoretisch verdiepende) PE-activiteiten. Het COPE zal nader doorvragen indien dit niet het geval is.

COPE in 2019
Het COPE is voornemens om op de ingeslagen weg door te gaan. Dat wil zeggen dat in 2019:

  • Een zelfde aantal deelwaarnemingen als in 2018 zullen worden verricht met betrekking tot de PE-activiteiten uit 2018.
  • Daarnaast zal er op verzoek van het Bestuur een nieuwe aanvullend onderzoek plaats vinden om  zelfstudie/training on the job activiteiten zonder nadere toelichting onder de loep te nemen.   
  • Met betrekking tot de verplichte ethiekpunten zal worden nagegaan of er over de jaren 2017 en 2018 tenminste 3 ethiekpunten zijn behaald.
Zoek een RC